予算管理 - 構成

一般的な構成:

• 管理者が管理対象のユーザーグループの予算ステータスを確認するには、 ビジネスアカウントの設定 > グループ > [グループ名] > 支払い方法と配送先住所の設定 > 予算管理の順に選択します。
• 管理者は、予算ごとに次の設定を編集できます。
  • 予算金額
  • 開始日（日付が過ぎるまでのみ）
  • 終了日
  • 管理者コメント
  • 購買依頼者の予算の可視性
  • コンプライアンスコントローラー
• 管理者は、予算が未使用であれば、予算の名称の編集や削除を行えます。削除するオプションは、予算の詳細ページに表示されます。
• 管理者は、予算が少なくなったときに、指定されたグループレベルの管理者に向けて低予算残高の通知を送信するよう設定できます。
• 管理者は、注文確定時に購買依頼者に対して予算金額と予算残高をグループレベルとメンバーレベルの両方で表示するように設定できます。
• アカウントまたはグループで予算以外の発注番号オプションが有効になっている場合、購買依頼者は注文確定時に発注番号の値を選択できます。その場合、予算管理を使用する必要はありません。
• ただし、管理者は、予算一覧ページのチェックボックスを選択して、グループ内のすべての購入に予算管理を使用するように要求できます。
• 予算と承認ルールの両方が適用された注文では、購買依頼者によって誤って提出された場合、管理者（承認者）は承認プロセス中に予算管理とその他の注文情報フィールドを編集できます。
• 繰り返し予算では、管理者が引き継ぎを有効にしている場合は、繰り返し割り当てと引き継ぎ設定列が表示されます。管理者は、個別の未使用の予算に対して繰り越す金額を設定できます。または、未使用の予算をユーザーに管理させるか、未配分プールに入れるかを選択することもできます。

メンバーレベルの構成:

• 管理者は、予算割り当てを使用してグループまたは個々の購買依頼者の予算を設定するかどうかを選択できます。メンバーレベルの予算管理では、管理者は、予算詳細ページの割り当てを追加をクリックして、個々の割り当てに金額を割り当てることができます。
• 管理者は、Eメールまたは名前でアカウントメンバーを検索し、必要な割り当て予算金額を入力することで、割り当てを追加できます。管理者は、追加されたすべての新規メンバーに予算を割り当てるための自動割り当てを設定できます。また、一括割り当てを使用してすべてのグループメンバーに予算を割り当てることもできます。管理者は、すべてのメンバーに金額を均等に配分することも、特定の割り当て金額で予算を使用することもできます。
• 管理者は、繰り返し割り当てに金額を入力して、グループまたはメンバーレベルで割り当てを設定できます。
• 予算が割り当てられていないグループメンバーは、予算管理から未割り当ての予算を使用できます。管理者は、メンバーレベルの予算管理がされているメンバーのみが予算を使用できるようにグループを制限できます。
• 予算管理には、予算の期限が近づいたときに予算の対象である購買依頼者に通知する自動ベル通知機能があります。予算が期限切れになる10日前と3日前の2回通知されます。
• 購買依頼者は任意の支払い方法を選択でき、購入によって自動的に使用状況が追跡されます。購買依頼者が選択する支払い方法は、グループ設定に従います。
• 購買依頼者が商品を返品した場合または返金を受け取った場合は、返金を反映して残りの予算が更新されます。

制限事項:

• カタログ連携統合を使用しているお客様は、注文確定時に予算管理を使用できません。
• 会計担当者は、グループのすべての予算管理を表示し、レポートを実行できます。ただし、会計担当者は、予算管理の作成および編集ができません。
• 無効になっている発注番号も含めて、グループごとに最大5,000件の予算管理を設定できます。アカウントで5,000人の上限を超えてメンバーレベルの割り当てが必要な場合は、追加のグループを作成し、そのグループ内にユーザーを追加します。

その他のリソース: 予算管理 - 設定